COD DE ETICĂ ȘI CONDUITĂ ÎN AFACERI

Esri România își desfășoară toate activitățile la standardele etice și în conformitate cu legile și regulamentele aplicabile. Integritatea Esri România este una din cele mai importante active pe care le deținem, iar Esri România dorește ca toți angajații să protejeze și să apere această integritate. Conduita de afaceri a angajaților Esri România trebuie să fie una etică și legală în relația cu clientul sau în relația cu partenerii și furnizorii. Pentru a promova o cultura etică și angajamentul față de respectarea legii, acest Cod de Conduită și Etică în Afaceri (“Codul”) este realizat pentru a-i ajuta pe angajați să înteleagă care sunt responsabilitățile lor pentru a ridica standardele afacerii la un nivel cât mai înalt.

Din partea tuturor managerilor, angajaților și a oricăror altor contractori, consultanți sau persoane care acționează în numele Esri România, se așteaptă conformarea cu obligațiile etice ale Esri România. Următoarele standarde de conduită vor fi aplicate la toate nivele organizaționale. Oricare angajat, care încalcă sau care nu raportează încălcarea acestor standarde, va fi subiectul unei acțiuni disciplinare, acțiune care poate însemna și concedierea din funcție. Acțiunile care constituie un comportament infracțional, pot de asemenea să fie motivul aplicării amenzilor sau chiar a închisorii.

Acest Cod suplimentează alte politici și proceduri, inclusiv Manualul Angajatului Esri România și are în vedere Strategia de Privacy a Esri România. Acest Cod nu înlocuiește politicile și procedurile existente.

Esri România își încurajează angajații să furnizeze informații care ar putea să asiste și să ajute organizația în procesul de investigare și corectare a încălcărilor de ordin legal și etic care pot să apară. De asemenea, Esri România deține o politică non-represalii strictă. Nu va fi tolerată nicio formă de represalii în cazul raportărilor făcute cu bună credință.

În cazul în care angajații sunt conștienți de o posibilă încălcare a Codului sau a principiilor, politicilor, sau sunt conștienți de încălcarea oricăror alte cerințe legale sau de reglementare, trebuie să anunțe superiorul (în cazul în care superiorul nu este implicat), Resursele Umane și Managementul Corporativ. Această notificare poate fi făcută prin prezența fizică, prin telefon sau e-mail către esri@esri.ro. Toate raportările sunt confidențiale și informațiile vor fi distribuite doar celor care trebuie să le cunoască. Esri România are obligația de a investiga și, în anumite situații, de a raporta situația la cea mai apropiată autoritate oricând deține motive întemeiate să creadă că a avut loc încălcarea unei legi penale care include frauda, conflictul de interese, mita sau încălcări ale gratificației.

Dacă raportează gestionarea greșită brută, probleme de siguranță publică, abuz de autoritate, angajații sunt protejați prin lege sub dipozițiile protecției martorilor. Esri România nu poate să concedieze, să retrogradeze sau să facă orice altă discriminare împotriva angajatului pentru realizarea acestor raportări.

Esri România își asumă gestionarea corectă a breșelor de date personale în conformitate cu prevederile Regulamentului European privind protecția datelor cu caracter personal (“GDPR”) și asigură implementarea măsurilor tehnice și organizaționale necesare pentru gestionarea cât mai eficientă în cazul producerii unui astfel de incident. Această asumare implică asigurarea unui nivel ridicat de conștientizare a angajaților cu privire la protecția datelor personale și facilitarea înțelegerii riscurilor asociate prin intermediul instruirii periodice a angajaților.

Responsabilitatea de a supraveghea și monitoriza conformitatea cu prezentul Cod a fost desemnată Departamentului de Resurse Umane al companiei Esri România. Acesta va face rapoarte periodice către Managementul Esri România în ceea ce privește implementarea și eficacitatea prezentului Cod.

Pe perioada derulării contractului de muncă, angajații Esri România au acces la proprietatea intelectuală Esri România și la informații confidențiale privind organizația, angajații, partenerii și clienții. Toți angajații trebuie să protejeze informațiile confidențiale care provin din partea altor persoane sau companii de divulgarea nepotrivită sau de semnarea acordurilor de confidențialitate în favoarea altcuiva, fără a avea o autorizație internă corespunzătoare.

Angajații Esri România sunt obligați să coopereze cu organizația pentru a obține drepturile de proprietate intelectuală care sunt necesare pentru a proteja drepturile Esri România în livrabil.

Esri România solicită ca toate produsele software, datele, imaginile, sau oricare alte materiale deținute de terțe părți instalate pe echipamente, precum laptop și dispozitive mobile, să fie licențiate corespunzător. Pentru a asigura conformitatea tuturor angajaților cu politicile privind drepturile de autor ale companiei ESRI, toate obligațiile impuse de lege și de către vânzătorul de produse software, date, imagini sau alte materiale deținute de terțe părți, trebuie să fie respectate în orice moment. 

În ceea ce privește prelucrările de date cu caracter personal, se urmărește respectarea cu strictețe a principiilor de bază ale GDPR, precum legalitatea, limitarea scopului prelucrării, minimizarea, acuratețea datelor, limitarea stocării, integritatea, confidențialitatea și reponsabilitatea. 

În acest sens, toate procesele, proiectele și produsele noi dezvoltate de Esri România, vor fi adaptate astfel încât să înglobeze protecția datelor cu caracter personal încă de la concepere și în mod prestabilit (privacy by design and by default). Acest principiu se aplica în mod egal și asupra modificărilor majore aduse proceselor, proiectelor și produselor existente.

În acest sens, toate procesele, proiectele și produsele noi dezvoltate de Esri România, vor fi adaptate astfel încât să înglobeze protecția datelor cu caracter personal încă de la concepere și în mod prestabilit (privacy by design and by default). Acest principiu se aplica în mod egal și asupra modificărilor majore aduse proceselor, proiectelor și produselor existente.

Cheltuielile cu călătoriile sau oricare alte costuri trebuie să fie codificate în conturile de cheltuieli.

Datele păstrate în format electronic și/sau fizic vor fi protejate corespunzător împotriva accesului neautorizat și a deteriorării, prin aplicarea măsurilor tehnice și organizatorice adecvate. În acest sens, Esri România a aderat la un mecanism de certificare aprobat, ISO 27001. Acestă certificare reprezintă un element demonstrativ pentru atenția acordată de Esri România în ceea ce privește securitatea informației și, implicit, protecția datelor fie ele cu caracter personal sau nu.

Esri România se angajează să ofere un mod de lucru sigur și productiv care nu este afectat de nicio formă de hărțuire sexuală sau orice altă hărțuire ilegală, violență sau discriminare. Toți angajații, dar și cei care se află într-o relație de afaceri cu Esri România, trebuie să se conformeze cu această politică. De asemenea, angajații Esri România nu trebuie să lucreze atunci când sunt sub influența alcoolului și/sau a drogurilor.

Esri România interzice utilizarea muncii involuntare sau forțate, inclusiv toate formele de muncă a copiilor, trafic uman și sclavie. Compania se angajează să împiedice aceste practici în lanțul de aprovizionare și se așteaptă ca furnizorii să facă la fel.

Esri România respectă legile cu privire la Egalitatea Oportunităților de Angajare și nu face discriminări pe baza rasei, culorii, originii naționale, sexului, vârstei, dizabilităților, credinței, religiei, orientării sexuale sau a statutului atunci când vine vorba de tratament sau angajare. Esri România oferă o găzduire rezonabilă pentru persoanele cu dizabilități.

Esri România descurajează angajarea în oricare alte activități care sunt, sau par a fi, în conflict de interese cu sarcinile angajaților în cadrul Esri. Organizația se așteaptă ca fiecare angajat nsă evite circumstanțele în care interesele personale sau familiare intră în conflict cu interesele Esri. Angajații trebuie să declare în scris celor de la Resurse Umane orice angajări ale rudelor sau ale asociaților apropiați. Angajații aleși sau numiți pentru funcții publice, sau numiți în consilii de administrație ale organizațiilor asociate sau afiliate cu organizațiile concurente Esri, clienți Esri, furnizori sau parteneri Esri trebuie să dezvăluie aceste aspecte Departamentului de Resurse Umane.

Toate înțelegerile cu clienții și cu potențialii clienți trebuie să fie legale, corecte și transparente. Esri România nu tolerează corupția sau mita. Angajații Esri România nu trebuie să accepte sau să solicite niciodată mită, plăți necorespunzătoare, cadouri sau gratuități de la orice client sau furnizor Esri. Angajații Esri România nu au voie să ofere sau să solicite cadouri, petreceri, mese, contribuții politice, donații caritabile sau orice alte gratuități, dar nu au voie nici să accepte aceste lucruri de la clienți, furnizori, reprezentanți de vânzări sau parteneri de afaceri, în numele Esri, cu o valoare mai mare de 50 lei, valoare de piață, fără aprobarea Managementului. Angajații Esri România nu trebuie să ofere nimic de valoare funcționarului public: 1) cu intenția de a influența un act oficial; 2) pentru a influența persoana oficială cu scopul de a comite sau de a ajuta în acțiunea de fraudă; nici 3) pentru a induce funcționarului să acționeze încălcând îndatoririle lui oficiale.

Oricând angajații Esri România sunt solicitați pentru a face declarații despre competitorii și produsele lor sau despre produsele și serviciile Esri, ei trebuie să facă tot posibilul sa să se asigure că declarațiile sunt actuale și precise.

Esri România crede în concurența loială și deschisă, și solicită aderarea la toate legile contra-încredere sau ale concurenței aplicabile din întreaga lume. Toți angajații trebuie să se conformeze acestor legi întotdeauna, trebuie să se conformeze politicilor contra-încredere și politicilor competiției Esri, inclusiv oricărei politici regionale care se aplică afacerilor particulare. Angajații nu trebuie să caute informații despre propritate concurentă fie direct, sau din alte surse, care au rezultat într-o încălcare a confidențialității sau a unui interval de integritate. Relațiile de afaceri cu clienții, furnizorii și competitorii Esri România trebuie să se conformeze cu toate legile aplicabile.

Ca o regulă generală, acordul sau acordurile încheiate între competitori în ceea ce privește (printre alte lucruri) prețurile, condițiile de tranzacționare, vânzările estimate ale unui serviciu sau produs specific, veniturile sau cheltuielile, programele de producție, stocurile sau piețele de desfacere încalcă legile anti-încredere. Aceste instrucțiuni se aplică de asemenea și contractelor informale cu competitorii, incluzând acele târguri sau întâlniri ale organizațiilor profesionale.

Esri România se angajează să promoveze afacerea respectând în același timp toate legile aplicabile legate de controlul exportului și regulile care ghidează transferul, exportul, vânzarea sau lansarea oricărui produs, inclusiv produse hardware, software, date sau tehnologii din România. Orice întrebări suplimentare legate de controlul exportului pot fi adresate către personalul Esri România (Marketing&Sales) pentru clarificări.